30.04.2020

Teilweise Öffnung der Amtsverwaltung

Infobrief vom Amtsdirektor Herrn Joachim Brand zum Thema "Präventive Maßnahmen während der Pandemie Coronavirus (SARS-CoV-2) / Teilweise Öffnung der Amtsverwaltung ab 04.05.2020 für Publikumsverkehr":

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir werden den Dienstbetrieb beim Amt Achterwehr ab Montag, 04.05.2020, zunächst unter teilweiser Öffnung für Besucher des Einwohnermeldeamts fortsetzen. Eine Rückkehr zur bisher gewohnten Arbeitsweise verbietet sich jedoch, da nach wie vor ein hohes Risiko besteht, sich selbst und ggf. andere mit dem sog. Coronavirus zu infizieren. Durch die verschiedenen Lockerungen der bisher geltenden Regelungen (Geschäfte, Schulen) wird es zu einem Anstieg der Zahl der Infizierten kommen. Das bedeutet, das Risiko einer Ansteckung wird künftig für uns alle höher und dies umso mehr, je mehr Menschen wir täglich begegnen. Andererseits müssen Wege gefunden werden, unserer Dienstleistungspflicht gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern gerecht zu werden.

Die langfristige Sicherstellung des Dienstbetriebs erfordert es daher aus Sicht des Unterzeichners, die Kontaktmöglichkeiten weiterhin zu begrenzen. Dies gilt sowohl im Umgang mit Besuchern als auch im Umgang der Kolleginnen und Kollegen untereinander. Damit es im Falle einer Ansteckung einer Kollegin oder eines Kollegen und der damit möglichen Anordnung einer Quarantäne für alle Kontaktpersonen nicht zu einer völligen Schließung der Verwaltung kommt, habe ich –zunächst vom 04.05.2020 bis 17.05.2020- folgende Regelung für den Dienstbetrieb getroffen:

1.    Die Verwaltung bleibt grundsätzlich geschlossen und ist nur für Beschäftigte, Amtsvorsteherin, die Bürgermeisterinnen und Bürgermeister amtsangehöriger Gemeinden und Angehörige der Polizei zugänglich (d.h. auch nicht für Mitglieder der Gremien außerhalb von Sitzungen); Ausnahmen gelten nur für die Dauer von notwendigen Sitzungen der Gremien des Amtes.

2.    Nach vorheriger telefonischer Terminvereinbarung sind Besuche des Einwohnermeldeamts möglich, eine Kollegin vergibt ab 04.05.2020 Termine.

3.    Es sind nur Einzelpersonen als Besucher des EMA zulässig (ggf. mit Vollmacht für Familienangehörige).

4.    Der Besucher wird zum Termin vom Haupteingang abgeholt, nach dem Betreten des Gebäudes ist eine Handdesinfektion obligatorisch. Es gelten weitere Regelungen (siehe Anlage).

5.    Nach Beendigung des Termins ist das Gebäude über den Seiteneingang unverzüglich zu verlassen (sog. Einbahnstraße).

6.    Im Gebäude gibt es keine Wartezone o.ä..

7.    Es gibt keinen Bargeldverkehr (Zahlungen sind nur mit EC-Karte möglich).

Zur Minimierung von Begegnungen dienstlicher Art werden keine Kolleginnen und Kollegen an Sitzungen der Gremien in den Gemeinden teilnehmen (auch kein Protokolldienst). Sämtliche Dienstgeschäfte –auch zur Vorbereitung von Sitzungen- sind möglichst ohne persönlichen Kontakt zu erledigen.

Zur Verringerung der Wahrscheinlichkeit des Totalausfalls der Verwaltung sind die Kolleginnen und Kollegen fest in zwei Gruppen (A/B) aufgeteilt, die abwechselnd vor Ort anwesend sein werden. Die jeweils andere Gruppe wird derweil von zu Hause aus arbeiten. So soll sichergestellt werden, dass sich Angehörige verschiedener Gruppen nicht persönlich begegnen. Wird dann ein Kollegenkreis (eine Gruppe) in Quarantäne gestellt, ist die andere Gruppe noch einsetzbar. Erwischt es zeitgleich Kolleginnen und Kollegen aus beiden Gruppen,- shutdown.

Insgesamt also eine Kombination aus vorsichtiger Öffnung mit wenig dienstlichen Personenkontakten (außer EMA) und der Versuch der Reduzierung negativer Auswirkungen bei einer möglichen Infektion einer Kollegin/ eines Kollegen.

In Abstimmung mit dem Landrat des Kreises Rendsburg-Eckernförde und den Verwaltungsleitungen der kreisangehörigen Ämtern und Gemeinden sollen in allen Verwaltungen zudem einheitliche Handhabungen zum Schutz der Beschäftigten und der Besucher erfolgen. Es gelten daher im Amt Achterwehr folgende Regelungen:

1.            Bei allen dienstlichen Kontakten in den Liegenschaften der Verwaltung ist ein Mindestabstand von 1,50 Metern zwischen Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmern sicherzustellen.

In Büros mit mehreren Arbeitsplätzen ist bei Bedarf die Anordnung der Büromöbel so zu ändern, dass der Mindestabstand eingehalten wird. Dazu ist zu prüfen, ob Mehrfachbelegungen von Räumen vermieden werden können.

2.            Innerhalb der Büros darf sich außer den Kolleginnen und Kollegen, die in dem Büro ihren regulären Arbeitsplatz haben, maximal eine weitere Person aufhalten. Sollten Besprechungen in größerer Runde zwingend erforderlich sein, sind die Gespräche im Sitzungssaal, im Foyer, im sog. Trauzimmer oder draußen vor den Gebäuden zu führen.

3.            Der Besuch der Küche ist maximal in 2-Personen-Gruppen zulässig. Eine Essenseinnahme ist in dem jeweils eigenen Büro oder im Sitzungssaal zulässig, soweit dieser nicht mit einer dienstlichen Veranstaltung belegt ist.

4.            Dienstreisen und Präsenzveranstaltungen wie Besprechungen sollten auf das absolute Minimum reduziert und alternativ soweit möglich technische Alternativen wie Telefon- oder Videokonferenzen genutzt werden. Sind Präsenzveranstaltungen unbedingt notwendig, muss ausreichender Abstand zwischen den Teilnehmern gegeben sein.

5.            Zur weiteren Verringerung innerbetrieblicher Personenkontakte ist darauf zu achten, dieselben Personen zu gemeinsamen Schichten einzuteilen.

6.            Bei unvermeidbarem Kontakt zu anderen Personen bzw. nicht einhaltbaren Schutzabständen sind Mund-Nase-Bedeckungen in Arbeitsbereichen mit Besucherverkehr zu tragen.

Allen Kolleginnen und Kollegen sind Mittel zur regelmäßigen Handdesinfektion bereitgestellt worden.

Die Notwendigkeit dieser Regelungen wird unter Beobachtung der weiteren Entwicklung der Pandemie fortlaufend überprüft und angepasst.

 

Mit freundlichen Grüßen

Joachim Brand

Amtsdirektor

 

 


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